Belge listesi, bu dosyada kayıt girilmemiş veya kayıt oluşmamış belgeler gizlenerek oluşturulmuştur.

•İş grubunu/gruplarını seçin.

•Gerekli belgeleri işaretleyin. Tümünü seç/boşalt için sağ tıklama ile gelen seçenekleri kullanabilirsiniz.

•Tek bir belgeyi açmak için (gerekiyorsa iş grubu seçerek) belge adı üstünde çift tıklatın.

•Belgelerle ilgili diğer seçenekler için sağda üstten aşağıya doğru yer alan Seçenekler yazısı tıklatın. Açılır Kapanır Pencereler bölümünde ayrıntılı bilgi bulabilirsiniz.

•Seçimlerden sonra Belgeleri Oluştur'u tıklatıp belgeleri masaüstünde ...\YM Belgeleri\CXX-İŞİN ADI İŞİ dizinine kaydedin.

Belgeler, her bir iş grubu adıyla açılan farklı klasörler içinde de toplanabilir. Bu seçimi kullanıcı Seçenekler yazısı tıklatılıp yapmalıdır.

Belgelerin Word/Excel/Pdf seçeneklerinden hangisine göre oluşacağı ilgili kutu tıklatılarak belirlenir.

Belge oluşturma tamamlandığında belgelerin olduğu klasör kendiliğinde açılır, istenildiğinde Belge Klasörünü Aç tıklanıp hazırlanmış belgeler listelenir.

▪Belgeler Nasıl Oluşturulur? konulu videoyu izleyebilirsiniz. (internet bağlantısı gerekir)

Oluşturulacak belgelerin ait oldukları gruplar ve belgeler işaretlendiğinde bu seçimler her bir dosya için kaydedilerek saklanırlar. Bu iş için iki farklı seçenek vardır:

1. Sadece bu dosyaya özgü: Bu seçenekle çalışılan dosyalarda işaretleme bilgileri bu dosya içindir ve diğer dosyaları etkilemez.

2. Dosyalarda sık kullandıklarım: Bu seçenekle çalışıldığında kullanıcının sık kullandığı işaretlemeler gelir, değişiklik yapılırsa aynı seçenekle çalışılan diğer dosyalara da uygulanır.

İstenirse belgeler Birleştirilebilir Belgeler ve İş Grubuna Bağlı Olmayan Belgeler seçenekleri ile süzülerek listelenebilirler.

Birleştirilebilir Belge, seçilen iş gruplarının aynı word belgesinde art arda yer alabilmesi demektir. Bu tür belgeler Tüm Belgeler listesinde italik olarak belirtilirler.

Birleştirilebilir Belgeler seçilirse sadece birleştirilebilen belge adları işaretlemeniz için listelenirler. İşaretlenen belgeler seçilen her bir iş grubu için tek bir belge olarak art arda basılır. Böylece oluşan belgeler, masaüstünde dosya adını da içeren ...\_Birleştirilmiş Belgeler isimli bir klasöre kaydedilirler. Bu seçenek Excel kullanıldığı durumda yoktur.

Birleştirerek belge oluşturma, uygun Word sürümü gerektirmektedir. Buna ek olarak (özellikle büyük dosyalarda) yeterli kaynak (bellek) ve hızı olmayan bilgisayarlarda eksik ve hatalı belge oluşmasına neden olabilir. Bu durumlarda kullanılmaması, kullanıldığı durumlarda ise bu hususlara dikkat edilmesi önerilmektedir.

1. Programda, değişikliklerin hemen uygulandığı ve öncelikle güncellenen çıktılar Word ve pdf formatında olanlardır. Ayrıca A4 ölçülerinde kâğıda uygun formatta yazdırma seçenekleri de Word ve pdf formatında olanlar için tasarlanıp geliştirilmektedir. Bu nedenle yazdırılarak sunulan belgeler için Word veya pdf formatı kullanılmalıdır.

2. Kendi penceresinde yazdırırken oluşan belgelerin adları (Word, Excel, Pdf) adları, bulunduğu iş grubu bilgilerini de içerir. Örnek: Yaklaşık Maliyet Cetveli - A Blok BODRUM KAT.docx gibi.

3. Belgelerin Excel formatı, özellikle çıktıların estetik tasarımı ve diğer bazı ayrıntılı özellikleri içermeyebilir! Excel formatı yukarıda anlatılan çıktıların içerdiği verilerin kolayca taşınabilmesi, veri olarak isteyenlere ilgili dosyanın bilgilerinin verilebilmesi için programa konulmuştur. Bu nedenle yazdırılarak sunulacak belgeler değillerdir. Bu tür Excel belgeleri yazdırılarak kullanılmak istenirse, yazdırma ayarları gözden geçirilmeli, gerekli tasarım yapılıp ön izleme yapıldıktan sonra yazdırılmalıdırlar. Ölçeklendirme ve sayfaya sığdırmak için Excel'de var olan Otomatik Sığdır seçeneği kullanılabilir.