İşleme başlarken aşağıdaki hususları mutlaka gözden geçirin:
- Excel’deki ilk üç sütunun sırasıyla Poz No, Tanımı ve Birimi olması büyük kolaylık sağlar.
- Excel dosyası çok sayıda sayfa’dan oluşmuş ve formüller içeriyorsa getirme işlemi çok uzun sürecektir. Bunu önlemek için sadece getireceğiniz sayfayı kopyalayıp yeni bir Excel dosyasına Özel Yapıştır ile “Değerleri” seçeneğini kullanarak yapıştırın.
- Excel sayfasını işaretleyip tüm hücreleri Hücreleri Biçimlendir ile Metin kategorisi yapın.(Poz No olarak kullanılan sütun mutlaka Metin kategorisi olmalıdır. Birim fiyat ve miktar gibi sayı olan alanlar metin veya genel kategorisi yapılmamışsa bile ondalık ayracı olarak virgül kullanılmış olmalı, basamak gruplandırma simgesi (nokta) kullanılmamış olmalıdır.)
- Ayarları özelleştirilmiş bazı Excel dosyalarından bilgi getirmede başarılı olunamayabilinir. Böyle bir durumda şu yol denenmelidir: Getireceğiniz sayfayı kopyalayıp yeni bir Excel dosyasına Özel Yapıştır ile “Değerleri” seçeneğini kullanarak yapıştırın.
- Şimdi Excel dosyasından bilgi getirmeye hazırsınız.
- Düzen‘den Excel’den Getir‘i tıklatın.
düğmesine tıklayıp gelen örnek dosyayı inceleyin, bilgi getireceğiniz Excel’in bu formatta olmasını sağlayın.
düğmesi ile gelen pencerede getireceğiniz Excel (*.xls) dosyasını bulun.
- Taranmış halde gelen satırların tümünü değil de seçeceklerinizi getirecekseniz onları seçin.
- Gerekiyorsa sayfa seçimini yapın.
- Program, verdiğiniz satır numarasında sütun isimlerinden bir liste oluşturur ve sonra sizden Poz No, Tanımı, Birimi ve Birim Fiyatı, …. gibi bulduğu başlıkları eşleştirmenizi ister.
- Eşleşecek alanların sıralı olması gerekmez. Örnek; Birinci sırada olan Poz No alanı, Excel dosyasında 5. sırada bulunan Poz No alanıyla eşleştirilebilir.
- Getirilmesini istediğiniz alanlara ait kutunun Getir işaretli olmasına dikkat ediniz. İlk üç alanın eşleştirilmiş olmasına dikkat ediniz.
- Ekranda gösterilen ve getirilebilecek ilk ve son satır numarasını belirten değerleri gerekiyorsa değiştirin.
- Seçimleriniz getirme işlemine uygunsa aktifleşen İleri ile işlemi başlatın.
- Gelen yeni pencerede Excel’den getirilecek verilere ait bilgiler listelenmiştir.
- Kırmızı satırlar birden fazla kitapta bulunan pozlar olup kullanıcı hangi kitaptan alınacağını belirleyebilir.
- Burada bağlı olduğu Kitap Adı’nı değiştirebilirsiniz.
- Yaklaşık Maliyete Gönder ile işlemi tamamlayabilirsiniz.
Notlar:
1: Excel’den Getir işleminde programın oluşturduğu şablon dosyadan yararlanılabilir. Başka bir Excel’den ilgili alanları kopyalayarak şablon dosyasına yapıştırmayı şöyle yapmalısınız: Sağ tıklama ile Özel Yapıştır’ı seçin, oradan da “Değerleri“i seçerek yapıştırın.
2: Excel’den Getir işlemi en az 2 satır kayıt olan Excel dosyasından yapılabilir.